Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Aksent Oy

3590145–8

Tietosuojavastaava

Elina Periaho

Sähköposti: elina.periaho@aksent.fi

Tiedustelut ja pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle sähköpostitse.

Rekisterin nimi

Aksent Oy:n asiakas-, markkinointi- ja ehdokasrekisteri.

Tietosuojaselostetta sovelletaan verkkosivuihimme, markkinointiin, asiakassuhteen hoitoon sekä tarjoamiimme palveluihin liittyvään henkilötietojen käsittelyyn.

Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän asiakas- ja rekrytointityöhön osallistuvat henkilöt.

Lisäksi voimme käyttää Microsoftin pilvipalveluita keskusteluiden tallentamiseen ja transkription yhteenvedon tekemiseen. Rekisteröityä informoidaan tallennuksesta ennen keskustelua ja tallennus tapahtuu vain rekisteröidyn suostumuksella. Tällöin Microsoft toimii henkilötietojen käsittelijänä, ja tietojen käsittely perustuu Microsoftin Data Protection Addendum -sopimukseen, joka täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset.

Hyödynnämme Microsoft Bookings -palvelua tapaamisten ajanvaraukseen. Varausta varten käsitellään nimi-, yhteys- ja varaustiedot sekä mahdolliset asiakkaan antamat lisätiedot. Bookingsin tietosisältö tallentuu Microsoft 365 -ympäristöön Exchange Onlineen ja noudattaa Microsoft 365 -tietojen tallennuskäytäntöjä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Aksent Oy on yritys, joka tuottaa toimeksiantona rekrytointi- ja suorahakupalveluita asiakasyrityksille. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja rekrytointitoiminnassa sekä rekrytointiin liittyvässä viestinnässä ja markkinoinnissa sekä keräämme asiakassuhteen hoitamiseksi tarpeellisia henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa rekrytointitoiminta, jonka tavoitteena on ehdokkaan ja työnantajan/organisaation välisen työ- tai toimisopimuksen solmiminen.

Henkilötietojen kerääminen perustuu oikeutettuun etuun tai suostumukseen.

Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tallennettuja henkilötietoja luovutetaan vain henkilön suostumuksella. Ennen tietojen luovutusta varmistetaan, että tallennetut henkilötiedot ovat ajantasaiset. Tietoja ei luovuteta Suomen eikä EU:n ulkopuolelle.

Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilytysaika

Keräämme, käsittelemme ja säilytämme vain palveluidemme toteuttamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen, viestintään, tilastointiin, markkinointiin, asiakashankintaan, markkinatutkimuksiin sekä liiketoimintamme, palveluidemme ja asiakas- tai ehdokaskokemuksen kehittämiseen liittyviä tietoja. Emme luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista tai lain velvoittamaa syytä.

Tiedot ovat henkilöiden itsensä hyödynnettäväksemme luovuttamia tai julkisista lähteistä keräämiämme tietoja. Kyseiset tiedot liittyvät henkilön asiakkuuteen, työhistoriaan, osaamiseen ja yhteydenpitoon.

Voimme käsitellä mm. seuraavia rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

asiakasyrityksen perustiedot kuten nimi ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite) sekä yhteyshenkilöiden nimet, asemat ja yhteystiedot
asiakassuhteeseen liittyvät tiedot kuten tilaus- ja laskutustiedot, tiedot käytetyistä palveluista ja niiden muutoksista, tiedot tapaamisista ja keskusteluista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot, sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja puheluiden sekä palaverien mahdolliset tallenteet
palveluun liittyvät tiedot kuten tieto siitä, mille asiakasyritykselle ehdokkaan tiedot on esitelty ja mahdollisten suosittelijoiden lausunnot
ehdokkaan perustiedot kuten nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite)
ehdokkaaseen liittyvät erityiset tiedot, jotka ovat tarpeen työhön soveltuvuuden arvioimiseksi kuten koulutus, kielitaito, työkokemus, ammatti ja erityisosaaminen sekä viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin
ehdokkaan edellisiin tai nykyiseen työsuhteeseen liittyvät tiedot kuten työnantajat, työsuhteiden alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu ja sisältö
ehdokkaan kanssa käytyihin keskusteluihin liittyvät tiedot kuten muistiinpanot sekä mahdolliset tallenteet, joihin hän on antanut suostumuksensa
ehdokkaan henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot
työuran jatkoa koskevat tiedot, kuten toiveet työpaikasta, palkkatoive tai -taso, toivottu työn sijainti (paikkakunta; etä/lähityö) sekä mahdolliset työn aloittamiseen ja lopettamiseen liittyvät tiedot
ehdokkaan toimittamat materiaalit ja lisätiedot kuten CV, hakemus, valokuva, mahdolliset tallenteet sekä suosittelijat ja näiden antamat lausunnot
Henkilön aikaisemman rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot, kuten tiedot jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä.
Mahdolliset muut tiedot, jotka henkilö itse on vapaaehtoisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai muutoin nimenomaisesti julkaissut ammatillisessa tarkoituksessa kuten LinkedIn-profiili tai rekisterinpitäjän erikseen rekisteröidyn suostumuksella keräämät tiedot.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista lain ja muiden säädösten, rekisterin käyttötarkoituksen ja toimeksiantojen toteuttamisen kannalta. Ehdokastiedot aktiivisissa hauissa: haun kesto + 2 vuotta suostumuksella (uusintapyyntö 2 v välein). Asiakastiedot (sopimukset/laskutus): 6 vuotta kirjanpitolain mukaisesti. Suoramarkkinointi: kunnes vastustat tai tiedot todetaan vanhentuneiksi (arviointi väh. vuosittain). Tapaamistallenteet ja transkriptiot: 30–90 päivää, ellei erikseen sovita pidemmästä. Bookings‑varaukset: varauksen toteutus + 12 kk.

Rekisterin suojaus

Säilytämme ja käsittelemme rekisteriin kerättyjä tietoja luottamuksellisina. Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä vaitiolovelvollisilla Aksent Oy:n tai kolmannen osapuolen palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Rekisterin tiedot on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla. Rekisterin tiedot varmuuskopioidaan ja ne ovat tarvittaessa palautettavissa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteenä toimivat ensisijaisesti henkilöt itse eli ehdokas tai asiakasyrityksen yhteyshenkilö(t). Voimme käyttää tietolähteenä myös julkisia lähteitä (esim. sosiaalinen media, lehtiartikkelit, internet-sivustot jne.) sekä ehdokkaan itsensä mahdollisesti ilmoittamia suosittelijoilta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Luovutamme rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti ehdokkaan suostumuksella hänen tietojaan asiakkaillemme rekrytointitarkoituksiin. Luovutuksen yhteydessä asiakkaasta tulee näiden tietojen osalta rekisterinpitäjä, joka huolehtii itsenäisesti niiden asianmukaisesta käsittelystä.

Henkilötietoja ei luovuteta muille kuin edellä mainituille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty rekisteröidyn suostumusta ja ellei tietojen luovutus johdu lainsäädännön tai viranomaisten vaatimuksista.

Emme luovuta henkilötietoja markkinointitarkoituksiin.

Evästeet

Käytämme sivustollamme evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat eri selaimet. Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden käytön tarkoituksena on analysoida ja kehittää palvelujamme edelleen käyttäjiä paremmin palveleviksi sekä kohdentaa mainontaa. Käyttäjä voi hallinnoida suostumustaan verkkosivuillamme olevan evästetyökalun kautta.

Voit halutessasi estää selaintasi käyttämästä evästeitä, poistaa tallennetut evästeet tai pyytää selaimeltasi ilmoituksen uusista evästeistä (lisätietoa löydät selaimesi ohjeista). Evästeiden käytön estäminen tai niiden poistaminen saattaa haitata tai heikentää joitakin sivustomme toimintoja.

Varaamme oikeuden päivittää evästekäytäntöjä esimerkiksi palveluiden kehityksen tai pakottavan lainsäädännön vuoksi.

Automaattiset päätökset

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automaattisia päätöksiä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeudet omiin tietoihinsa. Oikeuksien toteuttaminen tapahtuu lähtökohtaisesti ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Seuraavassa on tarkempi selostus rekisteröidyn oikeuksista:

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus päästä henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja sekä muut tietosuojalainsäädännön mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös henkilötiedoista.
Rekisteröity voi pyytää tietojen oikaisua, jos tiedot ovat puutteellisia tai virheellisiä.
Rekisteröity voi pyytää tietojen poistamista, milloin niiden käsittelyyn ei ole tietosuojaa koskevassa lainsäädännössä tarkoitettua ja rekisteröidyn suostumuksesta riippumatonta syytä.
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos tietojen oikeellisuus tai lainmukaisuus näin edellyttää, tai vastustamisoikeuden mukaisesti rekisteröity pyytää rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin Yrityksen oikeutetun edun perusteella.
Rekisteröity voi pyytää tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee lähtökohtaisesti sellaisia henkilötietoja, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja joiden käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus tai sopimus, ja/tai joiden osalta käsittely suoritetaan automaattisesti.
Oikeus peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien henkilötietojen käsittelyyn. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.
Rekisteröidyn tulee lähettää oikeuksiaan koskevat pyynnöt kirjallisena tai sähköpostitse seuraavilla yhteystiedoilla:

Aksent Oy
Tarkastus-/muu henkilötietoihin kohdistuva pyyntö
elina.periaho@aksent.fi

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarkistaa ennen pyynnön käsittelemistä. Yritys vastaa pyyntöihin 1 kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Saatamme tehdä tietosuojakäytäntöihimme ja -selosteeseen muutoksia, kun kehitämme toimintaamme ja internet-sivujamme. Ajantasainen tietosuojaseloste on aina kotisivuillamme.